Privacy policy
Who we are
Zenrai (KVK 68967527, Twente, the Netherlands) runs zenrai.nl and is responsible for your data. Questions or requests: hallo@zenrai.nl.
Free resources and the newsletter
When you request a workflow or sign up for the weekly email, we store:
- your email address,
- which workflow you asked for, and when it was sent,
- whether you chose to receive the weekly email,
- when you signed up and confirmed, and which version of the signup text you agreed to.
We use this only to send you what you asked for and, if you opted in, our newsletter with new free workflows, cheat sheets and assets (about once a week). Our legal basis is your consent (article 6(1)(a) GDPR). You confirm by email before anything else is sent, and you can withdraw at any moment with the unsubscribe link in every email.
Quote requests (offerte)
When you request a quote on zenrai.nl/offerte we store what you choose and tell us (package, extras, your name, company, email, phone number, website and message) so we can prepare and send the quote. Our legal basis is the steps you ask us to take before an agreement (article 6(1)(b) GDPR). The quote itself is made and sent through Faturi, our own invoicing software, which receives these details for that purpose. The request is stored encrypted on our server and deleted automatically after 12 months; the quote and any invoice are kept as long as tax law requires. You are only added to the newsletter if you tick that box and confirm by email.
Emails to businesses (outreach)
Sometimes we email a business a design we made for it. For that we store the business name, a contact name if we have it, the general business email address, the website and our notes, encrypted, for at most 12 months. Our legal basis is our legitimate interest in offering our services to businesses (article 6(1)(f) GDPR). Every such email has a link to never hear from us again: using it deletes what we stored and keeps only a one-way code of the address, so we never email it again by mistake.
Contact form
Your name, email address and message are forwarded to our inbox so we can reply. Our legal basis is our legitimate interest in answering your question, or the steps you ask us to take before an agreement (article 6(1)(b) and (f) GDPR). We keep the conversation in our mailbox only as long as needed to help you.
How we protect it
- Email addresses are stored encrypted (XChaCha20-Poly1305). The key is kept separately from the database.
- Every link we email you (confirm, download, unsubscribe) is cryptographically signed, and download links expire after 30 days.
- Email content waiting to be sent is encrypted, and wiped as soon as the email is sent.
- The site uses HTTPS everywhere.
What we do not do
- No cookies, no analytics and no tracking pixels on these pages or in our emails.
- We do not store your IP address. To stop spam we keep a one-way, daily changing fingerprint of it for at most 48 hours.
- We never sell, rent or share your data.
How long we keep it
- Unconfirmed signups: deleted automatically after 48 hours.
- Subscribers: until you unsubscribe. Unsubscribing deletes all your data immediately.
- Records that an email was sent: 7 days (failed ones: 30 days), without the email content.
- Anti-spam fingerprints: 48 hours.
- Quote requests and outreach notes: 12 months.
Who else is involved
Our web hosting provider runs the server and mail system on our behalf. Faturi, our own invoicing software, prepares and sends quotes and invoices. If you comment on our videos or message us on YouTube, Instagram or TikTok, those platforms' own privacy policies apply. On Instagram and TikTok, the automatic reply with the link is sent through ManyChat, under ManyChat's privacy policy.
Your rights
You can ask to see, correct, export or delete your data, or object to how we use it. Email hallo@zenrai.nl and we reply within one month. You can also file a complaint with the Dutch data protection authority, the Autoriteit Persoonsgegevens.
Changes
If this policy changes, we update the date above. If a change affects what you agreed to, we ask again before it applies to you.
Wie zijn wij
Zenrai (KVK 68967527, Twente) beheert zenrai.nl en is verantwoordelijk voor je gegevens. Vragen of verzoeken: hallo@zenrai.nl.
Gratis downloads en de nieuwsbrief
Als je een workflow aanvraagt of je aanmeldt voor de wekelijkse e-mail, bewaren we:
- je e-mailadres,
- welke workflow je hebt aangevraagd en wanneer die is verstuurd,
- of je de wekelijkse e-mail wilt ontvangen,
- wanneer je je aanmeldde en bevestigde, en met welke versie van de aanmeldtekst je akkoord ging.
We gebruiken dit alleen om je te sturen wat je vroeg en, als je daarvoor koos, onze nieuwsbrief met nieuwe gratis workflows, cheat sheets en assets (ongeveer eens per week). De grondslag is jouw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). Je bevestigt eerst via e-mail, en je trekt je toestemming op elk moment in via de afmeldlink in elke e-mail.
Offerte-aanvragen
Als je via zenrai.nl/offerte een offerte aanvraagt, bewaren we wat je kiest en vertelt (pakket, extra's, je naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, website en bericht) zodat we de offerte kunnen maken en versturen. De grondslag is de stappen die je ons vraagt te zetten vóór een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). De offerte zelf wordt gemaakt en verstuurd via Faturi, ons eigen facturatieprogramma, dat deze gegevens daarvoor ontvangt. De aanvraag wordt versleuteld op onze server bewaard en na 12 maanden automatisch verwijderd; de offerte en een eventuele factuur bewaren we zolang de belastingwet dat vraagt. Je komt alleen op de nieuwsbrief als je dat aanvinkt en via e-mail bevestigt.
E-mails aan bedrijven (outreach)
Soms mailen we een bedrijf een ontwerp dat we ervoor hebben gemaakt. Daarvoor bewaren we de bedrijfsnaam, een contactnaam als we die hebben, het algemene zakelijke e-mailadres, de website en onze notities, versleuteld en hooguit 12 maanden. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om bedrijven onze diensten aan te bieden (artikel 6 lid 1 sub f AVG). In elke zo'n e-mail staat een link om nooit meer iets van ons te horen: dan verwijderen we wat we bewaarden en houden we alleen een onomkeerbare code van het adres, zodat we het nooit per ongeluk opnieuw mailen.
Contactformulier
Je naam, e-mailadres en bericht worden doorgestuurd naar onze inbox zodat we kunnen reageren. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden, of de stappen die je ons vraagt te zetten vóór een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b en f AVG). We bewaren het gesprek alleen zolang dat nodig is om je te helpen.
Hoe we het beveiligen
- E-mailadressen worden versleuteld opgeslagen (XChaCha20-Poly1305). De sleutel staat los van de database.
- Elke link die we je mailen (bevestigen, downloaden, afmelden) is cryptografisch ondertekend; downloadlinks verlopen na 30 dagen.
- E-mails die nog verstuurd moeten worden zijn versleuteld en worden gewist zodra ze verstuurd zijn.
- De hele site werkt via HTTPS.
Wat we niet doen
- Geen cookies, geen analytics en geen trackingpixels op deze pagina's of in onze e-mails.
- We slaan je IP-adres niet op. Tegen spam bewaren we hooguit 48 uur een eenrichtings, dagelijks wisselende vingerafdruk ervan.
- We verkopen, verhuren of delen je gegevens nooit.
Hoe lang we het bewaren
- Onbevestigde aanmeldingen: automatisch verwijderd na 48 uur.
- Abonnees: tot je je afmeldt. Afmelden verwijdert direct al je gegevens.
- Registratie dat een e-mail is verstuurd: 7 dagen (mislukt: 30 dagen), zonder de inhoud.
- Anti-spam vingerafdrukken: 48 uur.
- Offerte-aanvragen en outreach-notities: 12 maanden.
Wie er nog meer bij betrokken zijn
Onze hostingprovider beheert de server en het mailsysteem in onze opdracht. Faturi, ons eigen facturatieprogramma, maakt en verstuurt offertes en facturen. Reageer je op onze video's of stuur je ons een bericht via YouTube, Instagram of TikTok, dan gelden de privacyregels van die platforms. Op Instagram en TikTok wordt het automatische bericht met de link verstuurd via ManyChat, onder het privacybeleid van ManyChat.
Jouw rechten
Je kunt vragen om je gegevens in te zien, te corrigeren, mee te nemen of te verwijderen, of bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Mail hallo@zenrai.nl en we reageren binnen een maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Als dit beleid verandert, passen we de datum bovenaan aan. Raakt een wijziging aan waar je mee akkoord ging, dan vragen we het je opnieuw voordat het voor jou geldt.